Tutorial: Freigabe im Workflow durchführen

In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen, wie Sie innerhalb eines Workflows ein Dokument mit Hilfe von Änderungsmarkierungen ganz einfach überprüfen und anschließend freigeben können. Bis zum Abschluss der Freigabe ist weiterhin nur die ursprüngliche Revision für die Benutzer in roXtra sichtbar.

So führen Sie eine Freigabe im Workflow durch

  1. Um die Freigabe des Dokumentes durchzuführen, öffnen Sie die dazugehörige roXtra-Aufgabe. Das Pop-up Fenster des Workflows öffnet sich.
  2. Klicken Sie nun auf das Vorschaufenster des Dokuments, um die Änderungsansicht zu öffnen. Dort können Sie alle Änderungen im Vergleich zur letzten Revision des Dokuments einsehen. Die Änderungen sind rot markiert dargestellt.
  3. Außerdem haben Sie über den Reiter Ansicht die Möglichkeit, sich eine Voransicht des überarbeiteten Dokuments anzeigen zu lassen.
  4. Wechseln Sie nach Sichtung des Dokuments wieder auf das Pop-up Fenster des Reiters Workflow.
  5. Wählen Sie in der Liste Empfänger die Benutzer aus, die über die Überarbeitung des Dokuments informiert werden sollen. Dies können einzelne Empfänger oder auch ganze Empfängergruppen sein.
  6. Zudem haben Sie folgende Optionen:
  • Sie können notwendige Korrekturen zurück an den Bearbeiter geben. Wählen Sie hierzu das Prüfergebnis Korrekturen erforderlich aus und geben Sie den Ablehnungsgrund für den Bearbeiter an. Wählen Sie nun den Button zurück zur Bearbeitung aus und bestätigen Sie die Aktion mit Eingabe Ihres Kennwortes.
  • Außerdem haben Sie die Option, die Aufgabe zur Freigabe abzuschließen. Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn beim Dokument keine weiteren Anpassungen notwendig sind. Wählen Sie hierzu im Drop-Down-Menü das Prüfergebnis Dokument in Ordnung aus.
  1. Je nach Konfiguration Ihres Dokumententyps steht Ihnen das Feld Veröffentlichung zur Verfügung. Bei der Freigabe eines Dokuments besteht somit die Möglichkeit, das Dokument sofort zu veröffentlichen, oder die Veröffentlichung auf ein gewünschtes Datum zu verschieben.
  2. Wenn Sie bei der Freigabe ein manuelles Datum zur Veröffentlichung des Dokuments angegeben haben, befinden Sie sich anschließend im Workflow-Schritt Veröffentlichung. Das freigegebene Dokument verweilt so lange in diesem Workflow-Schritt, bis das von Ihnen eingestellte Datum erreicht ist oder bis Sie vor Erreichen des Veröffentlichungs-Datums manuell die Schaltfläche Veröffentlichung abschließen auswählen.
  3. Bei Bedarf können Sie noch Hinweise an die Empfänger richten. Klicken Sie auf den Button Freigabe abschließen und bestätigen Sie die Aktion mit Eingabe Ihres Kennwortes. Wählen Sie erneut den Button Freigabe abschließen aus.

Die von Ihnen angegebenen Empfänger erhalten somit eine Leseaufgabe zum überarbeiteten Dokument. Außerdem wird nach Abschluss der Freigabe die Revisionsnummer des Dokuments automatisch erhöht. Die neue Revision ist nun für alle berechtigten Benutzer in roXtra sichtbar.

Erfahren Sie im Tutorial-Video Sofortverteilung durchführen, wie Sie auch außerhalb des Workflows Dokumente an andere Benutzer verteilen können.


Weitere Tutorial-Videos: roXtra Tutorials – YouTube

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Hinweis

Über den Menüpunkt Neu | Dokument können Sie wie gewohnt das Video in roXtra einbinden und somit Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Das Video lässt sich direkt in roXtra abspielen.


Bildnachweis:

iStock.com/Funtap

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