Der österreichische Gewürzhändler Kotányi vertreibt über 4.500 Produkte in über 20 Ländern. Das traditionsreiche Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften geht seit jeher einen innovativen und inspirierten Weg und gehört daher nicht ohne Grund in Mittel- und Osteuropa zu den führenden Anbietern der Branche. Den internationalen Dimensionen sollte auch die Dokumentenlenkung in den Bereichen Qualitätsmanagement und Vertragsmanagement gerecht werden. Eingesetzt wird daher seit 2015 die Software roXtra von Rossmanith.
„Wir können uns ein Audit ohne roXtra nicht mehr vorstellen“
„Wir verwenden roXtra für die gesamte Dokumentenlenkung im Unternehmen. In den Produktions- und Lagerbereichen wird roXtra vor Ort zum Nachschlagen benutzt. Sämtliche Unterlagen, beispielsweise zu den entsprechenden Maschinen, sind so durchweg digitalisiert worden. Auch Schulungsnachweise laufen über die elektronische Kenntnisnahme direkt im System“, berichtet Franz Wurst, Leiter der IT bei Kotányi.
„Wir können uns ein Audit ohne roXtra nicht mehr vorstellen, da die Komplexität der Prüf-, Freigabe- und Verteilprozesse innerhalb der elektronischen Dokumentenlenkung die früheren Möglichkeiten in Papierform bei weitem übersteigen“ bestätigt auch Thomas Schlechta, QMB bei Kotányi.
Herausforderung internationales digitales Vertragsmanagement gelöst
roXtra wird neben dem Bereich Qualitätsmanagement auch für die Lenkung von vertraglichen Dokumenten eingesetzt. Da Kotányi international tätig ist, gibt es Verträge in vielen verschiedenen Sprachen und in vielen verschiedenen Ländern. „Wir hatten die Aufgabe diese Verträge an einem zentralen Ort zu sammeln und einen Überblick über Terms und Konditionen zu bekommen“, so Thomas Schlechta.
„Diese Aufgabe konnten wir über roXtra lösen, indem wir den einzelnen Ländern einen landesspezifischen Strukturbaum ihrer internationalen Kunden abgebildet haben. Die Länder können hier ihre Verträge als PDF ablegen.“ Die Verträge der Vergangenheit werden jeweils revidiert, sind dadurch in der Historie abgebildet und werden automatisch durch den aktuellen Vertrag ersetzt. Dieses Vorgehen zieht zwei Effekte nach sich. Einerseits ist die Historie seit dem Zeitpunkt der Softwareeinführung konsistent abgebildet und kann nachgeschlagen werden, und andererseits sieht man immer nur den letztgültigen Vertrag und muss sich nicht durch verschiedene Files durcharbeiten.
Ansicht der Änderungen von der alten zur neuen Version in roXtra
„Da die Verträge jeweils in Landessprache abgebildet werden, haben wir außerdem noch ein Excel File erstellt, in dem wir alle Terms und Konditionen als Übersetzung abfragen. Dieses File ist ebenfalls in dem jeweiligen Landesordner gespeichert und kann bei Bedarf angesehen, heruntergeladen und weiterverarbeitet werden. Durch die Struktur und die Übersetzung der Terms und Konditionen haben wir einen ausgezeichneten, koordinierten Einblick in die jeweiligen Landesverträge erhalten“, freut sich Thomas Schlechta.
Metadaten zu einer Vertragsakte in roXtra
Die multiplen Erinnerungen im roXtra Vertragsmanagement decken alle Wünsche ab
Auch für den Bereich IT sind inzwischen alle Vertragsdokumente ausnahmslos im roXtra System erfasst und mit den zugehörigen Metadaten als zentrale, elektronische Ablage allen berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Vor allem bei Wartungsverträgen, beispielsweise zu Hardware oder Software ist sichergestellt, dass jeder immer die aktuellste und vor allem gültige Version leicht auffinden kann. „Ein Vergessen von Verlängerungen, aber auch Stornos ist durch Verwendung der Aufgaben- bzw. Erinnerungsfunktion praktisch ausgeschlossen. Die Prozesssicherheit sowie Datenqualität konnte durch den Einsatz des roXtra Vertragsmanagements erheblich verbessert werden“, so Franz Wurst. „Die Flexibilität beim Einsatz der Erinnerungsfunktion deckt alle Wünsche perfekt ab.“
Das Modul roXtra Vertragsmanagement ermöglicht innerhalb der Erinnerungsfunktion die Konfiguration von verschiedenen Typen und Datenmodellen. Elementar ist auch, dass mehrere Erinnerungen pro Akte gleichzeitig gesetzt werden können. Franz Wurst beschreibt: „Als Beispiel kann eine Erinnerung für den Budgettermin zur Kostenplanung sowie eine weitere laufzeitabhängig als Aufgabe zur Statusprüfung, Verlängerung oder Storno mit anderen terminlichen Kriterien angelegt werden. Die zugehörige Benachrichtigung per E-Mail oder als Aufgabe im roXtra Webportal verhindert ebenso ein Vergessen von Fristen wie auch sonstiger erforderlicher Aktivitäten.“
Einfach erlernbare und benutzerfreundliche Dokumentenlenkung
roXtra ist im Bereich internationales Vertragsmanagement von den Ländern jährlich mindestens einmal zu befüllen. Die Länder wurden durch Mitarbeiter von Rossmanith entsprechend geschult und wissen daher, was zu tun ist. Das Kotányi Headquarter ist der Hauptuser des Systems. Auch hier wurden Mitarbeiter geschult und sind mit den Funktionen des Systems vertraut. Franz Wurst: „Die Benutzung des Systems ist einfach und kann auch bei seltener Benutzung leicht wieder erlernt werden. Für den normalen Leser ist roXtra fast selbsterklärend. Die BearbeiterInnen müssen sich an die neuen Prozesse natürlich oft erst gewöhnen, schätzen dann aber die Vorzüge des Systems. Die Zusammenarbeit mit Rossmanith ist sehr gut. Unsere Ansprechpartner sind immer zeitnah erreichbar und konnten uns bei zu den unterschiedlichsten Herausforderungen, die sich bislang ergaben, Lösungen anbieten.“
