Datenschutzerklärung

Wir, die Roxtra GmbH nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Regeln der deutschen Datenschutzgesetze. Personenbezogene Daten werden von uns nur im technisch notwendigen Umfang erhoben. In keinem Fall werden die erhobenen Daten verkauft. Alle personenbezogenen Daten verarbeiten wir stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung.
Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie wir den Schutz Ihrer Daten gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck und in welchem Umfang erhoben, genutzt und verarbeitet werden. Weiterhin klären wir betroffene Personen über die ihnen zustehenden Rechte auf.

Begriffsbestimmungen

Um eine einfache Lesbarkeit sowie gutes Verständnis der vorliedengen Datenschutzerklärung sicherzustellen, werden wir vorab die verwendeten Begriffe erläutern. Diese richten sich nach den Begrifflichkeiten, die beim Erlass der Datenschutz-Grundverordnung durch den Gesetzgeber verwendet wurden. Es werden in dieser Datenschutzerklärung unter anderem folgende Begriffe verwendet:

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Identifizierbar ist eine Person, wenn sie direkt oder indirekt über ein bestimmtes Merkmal wie zum Beispiel eine Kennnummer, Standortdaten oder eine Online-Kennung identifiziert werden kann.

Verarbeitung

Als Verarbeitung werden alle Vorgänge im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten bezeichnet. Die Verarbeitung kann dabei mit oder ohne die Hilfe von automatisierten Verfahren durchgeführt werden. Insbesondere kann als Verarbeitung die Erhebung, die Erfassung, die Organisation, die Speicherung, das Ordnen, die Anpassung oder Veränderung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung gesehen werden.

Profiling

Profiling bezeichnet jede Art der automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei der persönliche Aspekte dieser Daten bewertet werden. Insbesondere sollen dabei Aspekte bezüglich Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben, Interessen, Aufenthaltsort oder Ortswechsel dieser natürlichen Person analysiert oder vorhergesagt werden.

Pseudonymisierung

Durch Pseudonymisierung werden personenbezogene Daten so verarbeitet, dass sie nicht mehr einer spezifischen Person zugeordnet werden können. Dies geschieht zum Beispiel durch eine gesonderte Aufbewahrung von zusätzlichen, zur Identifizierung notwendigen Informationen und durch die Anwendung von technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Auftragsverarbeiter

Auftragsverarbeiter ist jede natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle, die Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.

Empfänger

Als Empfänger wird jede natürliche oder juristische Person, Behörde oder andere Stelle bezeichnet, welcher persönliche Daten zugestellt werden. Dabei muss es sich nicht um einen Dritten handeln.

Dritter

Als Dritter wird jeder außer den oben bereits genannten Personen bezeichnet, der Berechtigt ist personenbezogene Daten zu verarbeiten.

Einwilligung

Als Einwilligung wird jede Handlung gesehen, mit der eine Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einverstanden ist. Die Willensbekundung des Einverständnisses kann in Form einer Erklärung oder einer sonstigen Handlung ausgedrückt werden, die bestätigt, dass ein Einverständnis vorliegt.

Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe persönlicher Daten

Grundsätzlich können Sie unsere Internetseite besuchen, ohne persönliche Daten zu hinterlassen. Persönliche Daten werden nur bei der Nutzung bestimmter Services erhoben, wenn Sie uns diese von sich aus angeben, z.B.:

  • Wenn Sie Support-Anfragen über unser Ticket-System erstellen.
  • Bei Bestellungen über unseren Webshop.
  • Bei der Anmeldung zum Newsletter.
  • Wenn Sie sich in unserem Forum registrieren
  • Wenn Sie Kommentare in unserem Blog hinterlassen

Einwilligung und Zweckbindung

Sofern eine Verarbeitung von persönlichen Daten erforderlich ist und hierfür keine gesetzliche Grundlage besteht, wird generell das Einverständnis der betroffenen Personen eingeholt. Bei der Eingabe persönlicher oder geschäftlicher Daten (E-Mail-Adressen, Namen, Anschriften) erfolgt die Preisgabe Ihrer Daten auf ausdrücklich freiwilliger Basis. Sie erklären sich durch die Eingabe dazu bereit, dass die eingegebenen Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme, der Vertragsabwicklung, zur Werbung oder zur Wahrung berechtigter, eigener Geschäftsinteressen im Hinblick auf die Beratung und Betreuung unserer Kunden und Interessenten erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Eine Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung zu einem anderen Zweck erfolgt nicht. Diese Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt nicht, es sein denn, sie wird von Ihnen ausdrücklich gewünscht.

Anonyme Datenerhebung auf unserer Internetseite

Die Roxtra GmbH erhebt und speichert automatisch in ihren Server Log Files Informationen, die Ihr Browser an uns übermittelt. Dies sind beispielsweise:

  • Browsertyp/ -version
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
  • Hostname des zugreifenden Rechners (IP Adresse)
  • Uhrzeit der Serveranfrage.
  • Ähnliche Daten, die der Gefahrenabwehr im Falle eines Angriffs auf unsere Webseite oder IT-Struktur dienen

Diese Daten werden nicht bestimmten Personen zugeordnet. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen, die Daten werden zudem nach einer statistischen Auswertung gelöscht. Vielmehr wird durch die Erfassung eine korrekte Funktionsweise unserer Webseite gewährleistet, dauerhafte Erreichbarkeit unserer IT-Systeme Sichergestellt und die Unterstützung von Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffs garantiert.

Cookies

Unsere Internetseiten verwenden an mehreren Stellen so genannte „Cookies“, die dazu dienen, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten Webseiten verwenden solche Cookies. Zahlreiche davon enthalten eine Cookie-ID. Diese Cookie-ID besteht aus einer vorgegebenen Zeichenfolge und hilft den Internetseiten die verwendeten Browser der Besucher zu unterscheiden und wiederzuerkennen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Ziel der Cookies ist es, dass Benutzer unserer Internetseite wiedererkannt werden. Der zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Benutzern die Verwendung unserer Internetseite zu erleichtern. Zum Beispiel merkt sich ein Cookie den Inhalt des Warenkorbs, den Sie in unserem Online-Shop befüllt haben.

Registrierung auf unserer Internetseite/ in unserem Forum

Sie haben die Möglichkeit, sich auf unserer Internetseite zu registrieren, um Angebote Nutzen zu können, die aus der Natur der Sache nur registrierten Benutzern zur Verfügung gestellt werden können. Dafür werden personenbezogene Daten erhoben. Diese ergeben sich aus der entsprechenden Eingabemaske.
Ihre Daten werden dabei ausschließlich für interne Verwendung erhoben und gespeichert. In bestimmten Fällen, wie der Bestellung in unserem Online-Shop wird die Weiterleitung Ihrer Daten an Auftragsverarbeiter, wie einen Paketdienstleister, veranlasst. Dieser nutzt die weitergeleiteten Daten ebenfalls nur zur internen Verarbeitung.

Weiterhin speichern wir bei einer Registrierung die von Ihrem Internet-Provider zugeordnete IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Registrierung. Die Speicherung erfolgt um einen Missbrauch unserer Dienste zu verhindern. Auch hier erfolgt eine Weitergabe der Daten nur, sofern eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht, oder die Weitergabe der Mithilfe bei der Strafverfolgung dient.
Gerne geben wir Ihnen jederzeit Auskunft über die gespeicherten Daten zu Ihrer Person. Ferner werden Ihre hinterlegten Daten auf Wunsch gelöscht, sofern dem keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Newsletter

Abonnement

Wir stellen Ihnen auf unserer Internetseite die Möglichkeit zur Verfügung, den Newsletter der Roxtra GmbH zu abonnieren. Dabei informieren wir unsere Interessenten regelmäßig über Neuerungen an den angebotenen Software-Produkten oder über interessante Blog-Beiträge.

Die hierbei erfassten Daten ergeben sich aus dem entsprechenden Anmeldeformular und werden lediglich zur internen Verarbeitung genutzt. Eine Weiterleitung an Dritte erfolgt nicht. Aus rechtlichen Gründen wird bei der Anmeldung eine Bestätigungsmail auf Basis des Double-Opt-In-Verfahrens versendet. Damit bestätigen Sie, dass die Newsletter-Anmeldung tatsächlich durch sie durchgeführt wurde.

Neben den ersichtlichen Daten speichern wir bei der Anmeldung Ihre IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Diese Daten werden erhoben, um einen möglichen Missbrauch von E-Mail-Adressen zu späteren Zeitpunkten nachvollziehen zu können.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit sich von unserem Newsletter abzumelden. Dies kann entweder durch einen Link in den Newslettern geschehen oder indem Sie der Roxtra GmbH auf einem alternativen Weg eine entsprechende Willensäußerung zukommen lassen.

Tracking

Unsere Newsletter enthalten sogenannte Zählpixel. Dabei handelt es sich um eine Miniaturgrafik, die in E-Mails im Html-Format eingebettet wird. Solche Zählpixel ermöglichen die Erstellung einer Logdatei, welche die Information liefert, welche in der E-Mail befindlichen Links von den Empfängern geöffnet wurden. Diese Informationen werden von uns verwendet um unsere Newsletter inhaltlich zu optimieren. Die dabei erhobenen personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Bei einer Newsletter-Abmeldung werden die erhobenen Daten gelöscht.

Kontaktmöglichkeit über unsere Internetseite

Sie haben die Möglichkeit über unsere Internetseite schnell und unmittelbar mit uns in Kontakt zu treten. Auch hier ist die Angabe von personenbezogenen Daten, zumindest von Vor-, Nachname und der E-Mail-Adresse notwendig. Diese Daten werden nur intern gespeichert und im Rahmen der Kommunikation mit dem Anfragensteller genutzt.

Rechte der Betroffenen

Sie haben jederzeit das Recht auf Bestätigung, ob personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet werden. Sie haben weiterhin jederzeit das Recht Auskunft über die bezüglich Ihrer Person gespeicherten Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Speicherung zu erhalten. Auskunft über die gespeicherten Daten gibt der Datenschutzbeauftragte unter privacy@roxtra.com. Gerne stellen wir Ihnen die über Ihre Person bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten in einer strukturierten, gängigen maschinenlesbaren Form zur Verfügung.

Weiterhin stehen Ihnen die Auskünfte über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden zu. Auf Anfrage erhalten Sie auch die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, insbesondere bei Empfängern in Drittländern oder bei internationalen Organisationen.

Sollten die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, nennen wir Ihnen alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten. Falls möglich nennen wir Ihnen auch die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.

Weiterhin weisen wir auf das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde hin und das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Abs.1 und 4 DSGVO und in diesen Fällen aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person

Zusätzlich haben Sie nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung (Recht auf Vergessen werden) dieser personenbezogenen Daten. Weiterhin können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.

Im Falle eines Löschantrags werden wir diesem unverzüglich nachkommen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

  • Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist nicht mehr notwendig
  • Die von der Datenverarbeitung betroffene Person widerruft Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 a DSGVO stützte und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage
  • Die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein, und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder die betroffene Person legt gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
  • Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
  • Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
  • Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Im Fall der Verarbeitung von personenbezogenen Daten um Direktwerbung zu betreiben, können sie jederzeit einen Widerspruch gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Werbung einlegen. Ihre Daten werden dann nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet.

Bewerbungen und Bewerbungsverfahren

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren um eine reibungslose Abwicklung dieses Verfahrens zu gewährleisten. Diese Verarbeitung kann auf elektronischem Wege erfolgen, insbesondere wenn die Bewerbungsunterlagen auf elektronischem Weg übermittelt werden. Sofern mit dem Bewerber ein Arbeitsvertrag geschlossen wird, werden die übermittelten Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Sollte kein Arbeitsvertrag mit dem Bewerber zustande kommen, werden die Bewerbungsunterlagen zwei Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung automatisch gelöscht. Eine Löschung wird nicht vorgenommen, wenn andere berechtigte Interessen dem entgegenstehen (z.B. ein Verfahren nach dem allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz).

Aufbewahrungsfrist

Die Speicherung der personenbezogenen Daten richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der Frist werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern diese nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung benötigt werden.

Sicherheit

Die Roxtra GmbH setzt technische und organisatorische Sicherungsmaßnahmen ein, um Ihre der Roxtra GmbH zur Verfügung gestellten Daten durch zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen und einen möglichst lückenlosen Schutz unserer Internetseite zu gewährleisten. Dennoch weißen wir darauf hin, dass im Rahmen von internetbasierten Datenübertragungen nie ein vollständiger Schutz gewährleistet werden kann. Gerne können Sie uns daher personenbezogene Daten auch auf alternativem Weg (z.B. per Fax oder Telefon) mitteilen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

Weitere Informationen

Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen jederzeit Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten: privacy@roxtra.com.

Anschrift

Roxtra GmbH
Schillerstraße 21
D-73033 Göppingen

Tel.: 07161 50570 0
Fax: 07161 50570 29
E-Mail: service@roxtra.com

Stand: Juli 2020

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