Mit roXtra Dokumente schaffen Sie einen zentralen Ort für alle relevanten Unternehmensdokumente. Durch die digitale Dokumentenverwaltung lenken Sie diese Unterlagen automatisch, mit wenig Zeitaufwand und normkonform. Behalten Sie den Überblick mit einer systemübergreifenden Benutzerverwaltung sowie individuellen Dokumentenworkflows. Schaffen Sie mit roXtra so ein lebendiges und transparentes Qualitätsmanagement, von dem alle profitieren!

Dokumente
lenken

Systemübergreifendes Benutzermanagement

Individuelle
Workflows

Verteilung relevanter Dokumente

Darum mit roXtra die Dokumentenlenkung optimieren

Die Dokumentenlenkung ist die Grundlage für ein funktionierendes und effizientes Qualitätsmanagementsystem: Sie verschafft Zugang zu Informationen und dadurch mehr Transparenz im Unternehmen. So steht einem erfolgreichen Audit und der ISO-Zertifizierung nichts mehr im Weg!

Dank der schnellen Volltextsuche haben Sie immer im Blick, wo sich welches Dokument befindet. Profitieren Sie von der intuitiven Benutzeroberfläche sowie einem individuellen Dokumenten-Workflow mit klaren Lenkungsprozessen.

Mit der QM-Software wird die Lenkung und Steuerung Ihrer Dokumente über den gesamten Lebenszyklus hinweg und für alle Richtlinien und Anforderungen (ISO 9001, ISO 13485, GxP und mehr) erheblich vereinfacht.

> Zentrales Wissensmanagement
> Dokumente normgerecht lenken
> Archivierung & Revisionierung
> Benutzermanagement
> Schnelle Suche
> Verteilung von Dokumenten
> Geschäftsprozesse strukturieren

> Zentrales Wissensmanagement

Verwalten Sie Ihr Wissen an einer Stelle

Sagen Sie dem Papierchaos den Kampf an und leisten Sie mit der digitalen Dokumentenlenkung Software einen nachhaltigen Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens.

Verwalten Sie alle wichtigen Unternehmensdokumente – und damit vorhandenes Wissen sowie relevante Informationen – zentral an einem Ort.

Durch die webbasierte Anwendung ist der Zugriff jederzeit und standortunabhängig auf alle digitalen Dokumente (z. B. das QM-Handbuch) möglich. Vielfältige Schnittstellen sorgen für einen schnellen und zuverlässigen Datenaustausch.

> Dokumente normgerecht lenken

Lenken Sie Dokumente normkonform

Mit einem automatisierten Freigabe- und Lenkungsprozess (Dokumenten-Workflow) legen Sie fest, wie ein Dokument durch Ihr Unternehmen geleitet wird. Mitarbeitenden können hierbei bestimmte Rollen wie Bearbeiter, Prüfer oder Freigeber zugeordnet werden.

Welcher Dokumenten-Typ soll welchem Workflow folgen? Eine Verfahrensanweisung oder SOP folgt einem anderen Lenkungsprozess als ein Formular oder eine Checkliste. Die Dokumenten-Workflows sind frei konfigurierbar, um Ihren Bedürfnissen und Anforderungen – nach sämtlichen Normen und Regelwerken – gerecht zu werden.

Anfallende Aufgaben werden automatisch generiert und an die zuständigen Bearbeiter verteilt. Um die Gültigkeit Ihrer Dokumente zu überprüfen, können Sie entsprechende Wiedervorlagen hinterlegen. Somit bleiben Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand.

> Archivierung & Revisionierung

roXtra übernimmt die Archivierung

Mit der Dokumentenlenkung Software von roXtra stellen Sie sicher, dass alle jederzeit mit der aktuellen Version eines Dokumentes arbeiten. Während der Überarbeitung aktiver Dokumente wird den Lesern weiterhin der bisher gültige Revisionsstand angezeigt. Entwürfe sind für die Empfänger und Leser nicht einsehbar, sodass nur die freigegebenen Dokumente (z. B. Arbeitsanweisungen) vorliegen. Eine versehentliche Verwendung veralteter Dokumente ist damit ausgeschlossen.

Mit Hilfe der automatischen Vergabe von Revisionsnummern wird eine lückenlose und leicht zurückverfolgbare QM-Dokumentation möglich. Zusätzlich können Sie in einer Vergleichsansicht zwei Revisionen gegenüberstellen. So lassen sich Überarbeitungen schnell erfassen und prüfen. Veraltete Revisionsstände werden automatisch und auditgerecht (roXtra Audits) in einer Dokumenten-Historie (Archiv) abgespeichert.

> Benutzermanagement

Verwalten Sie Benutzer systematisch

Die Benutzer- und Rechteverwaltung webbasierter Software gehört häufig zu den fehleranfälligsten Prozessen. Je schneller ein Unternehmen und dessen IT-Landschaft wachsen, umso schwieriger wird die Verwaltung der Benutzer. Mit dem systemübergreifenden und effizienten Benutzermanagement behalten Sie immer den Überblick und können ganz einfach individuelle Rechte festlegen.

Insbesondere bei Systemen mit großer Nutzerzahl ermöglichen die Schnittstellenanbindungen an unterschiedliche Identity Provider – darunter Active Directory, Entra ID oder Okta – eine bequeme Übernahme und Pflege von Benutzer-Stammdaten aus anderen Systemen. Legen Sie alle Zugriffs-, Bearbeitungs- und Freigaberechte individuell fest und organisieren Sie Ihre Benutzer nach Bereichen (z. B. nach Abteilungen etc.).

> Schnelle Suche

QM-Dokumente schnell und einfach finden

Mit der leistungsstarken, integrierten Volltextsuche findet jeder Nutzer auf Anhieb genau das Dokument, das er benötigt. Die Dokumentenmanagement Software durchsucht dabei sowohl die Metadaten als auch die Inhalte der Dokumente, auf die der Mitarbeiter Zugriffsrechte besitzt.

> Verteilung von Dokumenten

Schnell und zuverlässig verteilen

Wenn Sie ein Dokument nach der Bearbeitung freigegeben haben, können Sie alle betreffenden Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Auch eine Sofortverteilung von Dokumenten an bestimmte Empfänger – beispielsweise an neu eingetretene Mitarbeiter – ist jederzeit möglich. Diese erhalten automatisch eine Leseaufgabe in roXtra und per E-Mail.

Hat der Empfänger das Dokument zur Kenntnis genommen, kann er dies mit einer dokumentierten Lesebestätigung abschließen. Dadurch können Sie jederzeit nachvollziehen, welcher Empfänger das Dokument bereits gelesen hat.

> Geschäftsprozesse strukturieren

Organisieren Sie Ihre Prozesslandschaft

Die Abbildung von Geschäftsprozessen schafft Transparenz: Prozesslandkarten geben Übersicht über alle Kernelemente sowie unterstützende Prozesse und veranschaulichen, wie diese miteinander verknüpft sind.

Mit dem integrierten Flowchart-Designer erstellen Sie im Handumdrehen transparente Darstellungen Ihrer betrieblichen Abläufe, Organigramme, Turtle-Modelle usw. Dadurch können Sie Ihre Geschäftsprozesse einfach strukturieren, organisieren und für alle Beteiligten zugänglich machen.

Hinterlegen Sie hierzu direkt die zugehörigen Dokumente aus Ihrem roXtra-System in den einzelnen Prozessschritten. Auch roXtra Felder lassen sich in die Prozesse integrieren und werden automatisch aktualisiert. Somit unterstützt der Flowchart-Designer zusätzlich bei der normgerechten QM-Dokumentation.

Sie suchen ein Tool für die Automatisierung von Geschäftsprozessen? Lernen Sie roXtra Prozesse kennen!

Weitere Informationen zur Dokumentenlenkung mit roXtra

Broschüre zu
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Video-Tutorials zu
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Prospekt zum Flowchart-Designer

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roXtra ist das perfekte Arbeitsmittel für Unternehmen, die sich zertifizieren lassen möchten oder bereits zertifiziert sind. Über die Plattform stellen wir Dokumente zentral und in papierloser Form in einer gültigen Fassung zur Verfügung.

Matthias Berka, Qualitätsmanager der seele GmbH

Was versteht man unter Dokumentenlenkung?

Unter dem Begriff Dokumentenlenkung versteht man ein dokumentiertes Verfahren, das den gesamten Workflowprozess von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation festlegt. Sie bildet somit die Grundlage für ein funktionierendes und effizientes Qualitätsmanagementsystem.

Was ist Dokumentenlenkung nach ISO 9001?

Zertifizierte Unternehmen (beispielsweise nach der DIN EN ISO 9001) verfügen über eine Vielzahl von Dokumenten, die es zu lenken gilt. Die Dokumentenlenkung ist ein zentraler Bestandteil dieser Norm und stellt sicher, dass alle für die Qualitätssicherung relevanten Unterlagen systematisch verwaltet werden. Ziel ist dabei die Transparenz von Produkt- und Dienstleistungsqualität.