Lisa wendet sich zur Unterstützung bei der Modellierung eines Onboarding-Prozesses ihres Unternehmens an die Roxtra GmbH. Ein Praxisbeispiel.
Hier setzen wir die Geschichte um Lisa fort, die sich nach ihrer intensiven Analyse und der Auseinandersetzung mit den Methoden zur Prozessidentifikation (im bereits erschienenen Blogartikel) zur Unterstützung bei der Modellierung an die Roxtra GmbH wendet.
Das Modul roXtra Prozesse bietet eine umfassende Lösung zur Digitalisierung, Automatisierung und kontinuierlichen Überwachung von Unternehmensprozessen. So ermöglicht es außerdem eine fortwährende Verbesserung und Anpassung der Abläufe im Betrieb.
Durch das BPMN-Modell und speziell ausgewählte Elemente ermöglicht das Modul eine intuitive Modellierung: Die erste Konturierung erfolgt über eine textbasierte Eingabemaske, gefolgt vom Wechsel in den grafischen Modus für die detaillierte Erstellung. Auch die Roxtra GmbH nutzt dabei das Lebenszyklusmodell für Geschäftsprozesse, um die Weiterentwicklung und Optimierung sicherzustellen. Um den Prozess individuell auf die Kundenbedürfnisse abzustimmen, ist es entscheidend, dass der Kunde seinen Prozess und die beteiligten Akteure (Stakeholder) versteht.
Die Prozesserstellung im Überblick
Die Erstellung eines neuen Prozesses sollte einem bestimmten Ablauf folgen, um Fehler oder Lücken zu vermeiden. Ein bewährtes Schema, dass Lisa sich bereits vor Kontaktaufnahme mit der Roxtra GmbH überlegt hat, umfasst folgende Punkte:
- Ziele des Prozesses ermitteln und eine Roadmap erstellen: In diesem Schritt wird ein Projektfahrplan erstellt, um die Ziele und möglicherweise einen Zeitplan festzuhalten.
- Workshop mit einem Prozessberater der Roxtra GmbH: Der Workshop dient dazu, den Kunden in die Modellierung einzuführen und den Prozess zu definieren.
- Iterative Prozessmodellierung: Lisa kann den Modellierungsprozess selbstständig durchführen, wird jedoch bei Fragen vom Prozessberater unterstützt. Die iterative Herangehensweise ermöglicht es Lisa, Prozesse eigenständig zu erstellen und zu verwalten.
- Aufarbeitung und Tests: Der modellierte Prozess wird überarbeitet und erstmals getestet. Dazu kann Lisa selbst Testpersonen im Prozess eintragen oder auch über einen Knopfdruck den Prozessdurchlauf simulieren, um die einzelnen Fenster und Aufgabenfelder zu prüfen.
- Go Live: Der Prozess wird im Kundensystem aktiviert, vorausgesetzt, die erforderlichen Berechtigungen sind vorhanden.
- Überprüfung und ggf. Überarbeitung: Der Prozess wird überwacht und bei Bedarf optimiert.
Den Fahrplan erstellen
Bevor ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen beginnt, sind Vorbereitungen wie die Benachrichtigung der Personalabteilung und die Bereitstellung von Arbeitsmaterialien erforderlich. Lisa hat ermittelt, welche Schritte priorisiert werden müssen, um einen effizienten Prozessablauf zu gewährleisten.
Modellierung in BPMN
Der Einstieg in die Erstellung eines neuen Prozesses erfolgt über eine grafische Schnelltabelle, in der der Name des Prozesses festgehalten und auch die Rollen und deren Aufgaben definiert werden. Alternativ kann Lisa direkt in die grafische Modellierung wechseln und dort mit den ihr zur Verfügung stehenden Elementen der BPMN 2.0 arbeiten.
Das Hauptziel ist die Automatisierung der Abläufe und der Kommunikationswege im Onboarding-Prozess. Dies wird durch sogenannte User Tasks dargestellt, die die einzelnen Aufgaben im Prozess als Benutzerinteraktion darstellen.
Ein User Task kann verschiedene Formen der Interaktion oder Arbeit umfassen, die von einem Mitarbeiter oder einer Gruppe von Mitarbeitern erledigt werden müssen, wie beispielsweise:
- Ausfüllen einer Formularmaske
- Genehmigung eines Antrags
- Durchführung einer manuellen Prüfung
- Eintragung oder Aktualisierung von Daten in einem System
- Jede andere manuelle Tätigkeit, die zur Ausführung oder Fortsetzung eines Geschäftsprozesses erforderlich ist
Parallele Bearbeitung in verschiedenen Bereichen
Für den Onboarding-Prozess bietet sich für Lisa das parallele Gateway an: Nach einem Startsignal können die einzelnen Aufgaben in den verschiedenen Bereichen auch gleichzeitig bearbeitet werden. Doch das Onboarding ist noch umfangreicher, denn der Aufnahmeprozess des neuen Mitarbeitenden wird ja auch durch terminierte Feedbackgespräche begleitet. Erinnerungen sowie das zeitgesteuerte Auslösen von Aufgaben für den jeweiligen Vorgesetzten können von Lisa ebenso in den Prozess integriert werden.
Unterstützung und Beratung
Die Prozessberater der Roxtra GmbH stehen Lisa bei Fragen zur Seite: Werden in einzelnen Schritten Textfelder, Checklisten der Dropdown-Menüs benötigt? Wo sollten Schritte genauer definiert oder zusammengefasst werden? Ist es sinnvoll, Erinnerungen mit einzubauen oder auch einen Send Task? Durch ihn wird eine zuständige Person automatisch über eine ausstehende Aufgabe benachrichtigt.
Der Moment der Wahrheit
Nach erfolgreichen Tests wird der Prozess im System aktiviert. Zur Überprüfung des Prozesses können Statistiken zur Identifikation von Verbesserungspotenzialen zu Hilfe genommen. Damit ist der Prozess vollständig in den Lebenszyklus integriert und kann regelmäßig evaluiert und bei Bedarf angepasst werden.
Lisa hat erfolgreich ihren ersten Prozess im Unternehmen modelliert und ist äußerst zufrieden. Die Automatisierung erleichtert nicht nur die Arbeit in der Personalabteilung, die den Prozess initiiert hat, sondern steigert auch die Effizienz und Transparenz in anderen Unternehmensbereichen.
Onboarding, Urlaubsantrag, KVP oder Lieferantenmanagement – das sind nur vier Beispiele für Unternehmensprozesse, die Sie mit roXtra Prozesse abbilden können. Mehr finden Sie in unserer Rubrik Prozess des Monats.
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