Im Rahmen des Qualitätsmanagements und der Zertifizierung nach DIN EN ISO ist das Unternehmen verpflichtet Interne Audits in geplanten Abständen durchzuführen, um ermitteln zu können, ob die Normanforderungen und die eigenen internen Vorgaben erfüllt werden. Kurz gesagt, ob das implementierte QM-System gelebt wird.
Organisation eines Auditprogramms
Am Anfang eines jeden Jahres wird daher ein Auditprogramm aufgestellt, das die Audits beinhaltet, die im Jahresverlauf auditiert werden sollen. Selbstverständlich können hier aufgrund aktueller Ereignisse oder Änderungen unterjährig zusätzliche Audits aufgenommen werden. Die Audits erhalten eine fortlaufende Auditnummer.
Es gibt viele Arten von Audits – Dokumentenaudits, Prozessaudits, Lieferantenaudits, Risikoaudits, Schnittstellenaudits, Wissensaudits – Wichtig ist, festzulegen, was im Unternehmen als Audit verstanden wird. Wir haben uns z.B. Anfang des Jahres dazu entschlossen, auch sämtliche Begehungen, Prozessbeobachtungen durch unsere Hygienefachkraft und Fallbesprechungen in das Auditprogramm mit aufzunehmen.
Dokumentationsvorlage für Audits
Vor jedem Audit steht die Planung – Was möchte ich auditieren und in welchem Stil? Wen möchte ich auditieren? Hilfreich ist hier eine Auditdokumentationsvorlage, an der sich orientiert werden kann. Wir haben uns dazu entschlossen unterschiedliche Auditarten in einer Dokumentation zusammenzufassen. So besteht unser Standard-Audit aus folgenden Punkten:
- Vorgabe-/ Nachweisdokumente
Die Dokumente werden auf ihre Aktualität und den Bedarf geprüft. Ggf. wird das Dokument dann aktualisiert bzw. aus dem Verzeichnis gestrichen. - Der auditierte Prozess wird auf Aktualität, Umsetzung, Änderungen und Verantwortlichkeiten geprüft. Hier ist besonders wichtig, ob der Prozess wie beschrieben auch gelebt wird. Sollte es hier zu Änderungen gekommen sein, werden diese in der Prozessbeschreibung aktualisiert.
- Direkte Prozessfragen werden gestellt. Wie wird was gemacht? Wo gibt es Besonderheiten bzw. Schnittstellen? etc.
- Wissenstand zum Auditthema wird abgefragt. Wann haben Sie zu diesem Thema die letzte Schulung/ Fortbildung besucht? Wurden die neuen Erkenntnisse ans Team weitergegeben?
Gerne auch die entsprechenden Nachweise zeigen lassen. - Risikothemen in diesem Bereich (wenn Audit vor Ort) geprüft (z.B. Feuerlöscher, Hygiene, Notfall, Stichverletzung)
- Abfrage von Risiken und Risikobewertung, falls vorhanden. Der auditierte Mitarbeiter/in wird nach Risiken im Prozess gefragt bzw. es wird von seitens des Auditors auf ein mögliches Risiko hingewiesen. Dieses Risiko wird dann mit der FMEA Methode bewertet. Ggf. ergeben sich daraus dann Sofortmaßnahmen bzw. Präventivmaßnahmen.
Beispiel einer Audit-Checkliste (Auszug aus den Rossmanith QM-Mustervorlagen)
Durchführung interner Audits
Audits werden bei uns angekündigt durchgeführt, so haben die Mitarbeiter/innen nicht den Eindruck überraschend kontrolliert zu werden. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass dies sehr positiv bei den Mitarbeiter/innen ankommt.
Während des Audits kann sich der Auditor dann auf die vorbereitete Auditdokumentation stützen. Viele Fragen ergeben sich selbstverständlich auch erst vor Ort aus dem Zusammenhang heraus. Am Ende werden mit dem Auditierten kurz die festgestellten Punkte sowie vereinbarte Maßnahmen besprochen.
Das Audit wird im Rahmen der Auditdokumentation verschriftlicht und zur Unterschrift dem Auditierten nochmals vorgelegt. Alle festgelegten Maßnahmen sind mit Zuständigkeiten und Fristen hinterlegt.
Falls notwendig werden die Punkte im Rahmen eines Nachaudits auf die Umsetzung geprüft.
Fazit
Bei den vielen Internen Audits, die wir in den vergangenen Jahren durchgeführt haben, ist es uns kontinuierlich gelungen Chancen bzw. Schwachstellen für unsere Prozesse und damit unsere Patienten aufzudecken, zu verbessern und umzusetzen. Für uns ist das Audit ein wichtiges Instrument auf dem Weg der kontinuierlichen Verbesserung.
