Die Zehnder Group mit Hauptsitz in der Schweiz ist ein international agierendes Unternehmen mit über 3.200 Mitarbeitern. Zehnder bietet verschiedene energieeffiziente Produkte und Lösungen rund um ein gesundes und komfortables Raumklima. Die Zehnder GmbH entschied sich im Jahr 2012 für das Dokumentenmanagementsystem roXtra.
roXtra setzt sich gegen 9 Mitbewerber durch
„Seit 2003 hatten wir ein anderes DMS im Einsatz, welches bei uns leider nicht einwandfrei funktionierte. Aufgrund dieser Erfahrung konnten wir unsere Anforderungen für ein neues Dokumentenmanagementsystem eindeutig definieren.roXtra hat hierbei von zehn Wettbewerbern die meisten Anforderungen erfüllt. Zu den zentralen Punkten, die zu einer Entscheidung für roXtra geführt haben, zählen der kompetente Service und die webbasierte Lösung. Ausschlaggebend war auch die automatische Verteilung der Dokumente an neu hinzugefügte Leser. Diese Funktion ist hervorragend bei Querprozessen. Außerdem überzeugten uns die frei gestaltbaren Workflows und die effektive Suche.“, erklärt Peter Mizera, Qualitäts- und Umweltmanager der Zehnder GmbH.
Wichtige Voraussetzung für den erfolgreichen Wechsel zu roXtra war die lückenlose Übernahme der alten Dokumentation. Rossmanith exportierte zunächst die komplette bestehende Dokumentation von Zehnder und übernahm anschließend alle Daten inklusive Metadaten in roXtra. Dabei wurden über 40 verschiedene Dokumentenarten importiert.
Sonderentwicklungen passen das System den unternehmensspezifischen Bedürfnissen an
Rossmanith hat verschiedene Sonderentwicklungen für Zehnder durchgeführt, um das System genau an den unternehmensspezifischen Bedürfnissen auszurichten. So wurde die Funktion des Vorgesetzten im Benutzermanagement integriert. Alternativ zur Funktionalität des Dokumentenverantwortlichen besteht nun die Option, innerhalb eines Workflows bei Eskalationen stattdessen direkt den Vorgesetzten zu informieren.
Bei komplexen Prüf- und Freigabevorgängen gibt ein neues Kombinationsfeld an, welche Personen zu welchem Zeitpunkt das Dokument geprüft oder freigegeben haben. Diese Angaben sind nicht nur in den Metadaten einsehbar, sondern können auch in den Dokumenten selber aufgeführt werden.
Mitgeltende Unterlagen konnten bisher in roXtra über einzeln hinterlegte Hyperlinks in den Dokumenten oder über die Referenzenliste in den Metadaten gepflegt werden. Für Zehnder wurden diese beiden Funktionen zusammengelegt. Zusammenhängende Dokumente werden jetzt einfach über die Referenzen gepflegt und können anschließend automatisch in den Dokumenten als Hyperlinks ausgegeben werden.
Bei technischen Problemen oder neuen Anforderungen der Zehnder GmbH unterstützt und berät das Team von Rossmanith. „Am Telefon sitzt ein Fachmann und kein typischer Verkäufer oder Telefonist aus dem Callcenter. Man bekommt sofort eine qualifizierte Antwort. Oft erfolgt die Umsetzung während des Telefongespräches“, freut sich Peter Mizera. Er blickt zufrieden auf die vergangenen Monate nach der Einführung von roXtra: „Alle Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem System. Man hört nur Positives. Das beste Kompliment für roXtra ist es, dass einige Leute das Programm ohne jegliche Schulung bedienen konnten.“
