Seit Anfang 2014 wird die QM-Software roXtra bei der Steirischen Wirtschafsförderung für die Dokumentenlenkung eingesetzt. Aus der Praxis ergaben sich für die SFG zusätzliche, spezifische Anforderungen. Gemeinsam mit Rossmanith wurden diese in roXtra umgesetzt.
Workflow-Schritt für externe Freigabe von Dokumenten
„Wir haben die Anforderung, dass einige unserer Dokumente bei einer ‚systemrelevanten Änderung‘ zusätzlich von einer externen Behörde freigegeben werden müssen. Diese Dokumente dürfen ohne diese Freigabe nicht verwendet werden. Die Behörde hat dabei zur Freigabe 15 Arbeitstage Zeit. Um das systemisch abzubilden, war es notwendig, einen zusätzlichen Workflow-Schritt und mehrere spezifische Metadaten-Felder in roXtra einzufügen“, erklärt Ulf Gratzer, Verantwortlicher für das Geschäftsfelds Controlling, EDV, Qualitätsmanagement, Beschaffung bei der SFG.
Der Workflow in roXtra war ursprünglich so aufgebaut, dass zuerst eine inhaltliche Prüfung und Freigabe erfolgte und anschließend die letzte Freigabe durch den Qualitätsbeauftragten.
Im neuen Workflow wird nun durch Auswahl des Felds „systemrelevante Änderung = ja“, die Rolle eines Verantwortlichen für die Behörde, der sogenannte „VKS-Verantwortliche“ festgelegt. Der Workflow geht dann nach der inhaltlichen Freigabe zu diesem VKS-Verantwortlichen. Dieser schickt das Dokument als PDF an die Behörde und wartet auf die schriftliche Rückmeldung. Bei erfolgter Freigabe trägt er das Datum „Freigabe VB“ ein und schließt den Workflowschritt ab. Anschließend erfolgt die letzte Freigabe.
Auch die Auswertungen werden an die spezifischen Anforderungen angepasst
Für die behördlich relevanten Dokumente ist es für die SFG erforderlich, eine zusätzliche Revisionsbezeichnung („VKS-Revision“) zu haben und die durchgeführten Änderungen zu dokumentieren. „Die spezielle Anforderung an den roXtra Ordner-Report lag nun darin, dass die Behörde festgelegt hat, dass die Versionsinformationen detaillierter in einer Liste zu führen sind, als im Standard üblich. Das bedeutet, dass im angepassten Ordner-Report nun auch alle bisherigen Revisionen inklusive der Versionsinformationen ersichtlich sind.“, so Ulf Gratzer. Spezifische Metadaten-Felder wie VKS-Version, Systemrelevanz oder Versionsinformationen werden im neuen Report nun für alle Revisionen ausgewertet.
Ziel erreicht: Höhere Prozess-Sicherheit mit roXtra
Die notwendigen Metainformationen (z. B. „VKS-Version“) können durch die vorgenommenen Anpassungen als roXtra-Felder angelegt und müssen nicht mehr händisch in den Dokumenten gepflegt werden.
„Es entsteht bei systemrelevanten Änderungen mehr Prozess-Sicherheit. Diese Dokumente warten direkt bei der verantwortlichen Person auf die Freigabe. Es müssen nicht mehr
unterschiedlichste Personen bei der letzten Freigabe darauf achten, ob eine Freigabe durch die Behörde notwendig ist oder bereits erfolgreich war“, zeigt Ulf Gratzer die Vorteile der Anpassung auf. „Zusätzlich entfällt durch den angepassten Ordner-Report die Notwendigkeit, alle durchgeführten Änderungen händisch in einer Excel-Liste mitzuführen. Das wiederum reduziert die Fehleranfälligkeit.“
Über die SFG
Die Steirische Wirtschaftsförderung SFG wurde im Jahr 1991 zur Abwicklung aller operativen Wirtschaftsförderungsbereiche des Landes Steiermark gegründet. Durch die Übertragung zahlreicher weiterer Aufgaben entwickelte sie sich im Lauf der Jahre zu der steirischen Servicestelle für Unternehmen, Investoren und Initiatoren wirtschaftsrelevanter regionaler, nationaler sowie internationaler Projekte.
Im Mittelpunkt der Tätigkeiten steht die Entwicklung des Wirtschaftsstandortes und die Unterstützung von Unternehmen in der Steiermark. Ob es um die Förderung, Ansiedlung oder Erweiterung eines Unternehmens geht, um die Bereitstellung attraktiver regionaler Unternehmensstandorte, um Beratung über Märkte und Marktchancen, um den leichteren Zugang zu Bildungs-, Forschungs- und Entwicklungsgeldern, um neue Kooperationen und Netzwerke oder um innovative Finanzierungen: Die SFG stellt immer wieder gezielte Serviceleistungen mit Beratung, Unterstützung und Information zur Verfügung.
