Auf der Basis der über 140-jährigen Tradition unseres konfessionellen Krankenhauses steht der Mensch im Mittelpunkt unseres täglichen Handelns. Selbstbestimmung und die Achtung der Menschenwürde sind dabei unser oberstes Gebot. Um eine ganzheitliche und damit bessere Betreuung bieten zu können, gehen wir neue Wege. Dazu gehören die bereichsübergreifende Zusammenarbeit der Fachabteilungen, spezialisierte Kooperationspartner oder auch die erweiterten Leistungen unseres großflächigen Therapiezentrums. Gestützt werden diese Aspekte durch eine umfassende Qualitätssicherung, die wir stetig professionell weiterentwickeln.
Mit der Erstzertifizierung nach DIN EN ISO 9001:2008 im Jahre 2011 stellte sich daher für das Evangelische Krankenhaus Mettmann die Frage nach einem Gesamtsystem für eine professionelle Dokumentenlenkung zur Erreichung folgender Aspekte:
- Sicherstellung wiederholbarer Prozesse
- geeignete Schulungsmaßnahmen
- Einschätzung der Wirksamkeit des Systems
- Erreichen der Produktqualität und Qualitätsverbesserung
Der Entscheidung, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem in unserem Haus zu implementieren lag zu Grunde, dass Mitarbeiter von jedem PC-Arbeitsplatz aus auf eine personenunabhängige QM-Datenbank mit Angaben zu den wichtigsten Dokumenteneigenschaften zugreifen können. Dies betrifft in unserem Haus mehr als 530 Mitarbeiter in zahlreichen Abteilungen, die sowohl unsere ambulanten, als auch stationären Patienten betreuen. Sie alle engagieren sich rund um die Uhr leistungsbereit und verantwortungsbewusst – und werden durch das webbasierte Dokumentenlenkungssystem im Klinikalltag unterstützt. Die Wahl fiel damals auf das Programm roXtra der Firma Rossmanith, da uns diverse individuelle Anpassungen ein nahezu maßgeschneidertes Dokumentenlenkungssystem ermöglichen. In den Metadaten können wir beispielsweise spezifische Felder für den Gültigkeitsbereich, Geltungsbereich und den krankenhaus-internen Dokumententyp pflegen. Wichtig ist auch, dass wir die Dokumente den Teilprojekten im Rahmen der Erstzertifizierung und auch einzelnen Normkapiteln zuordnen können.
Lenkung dokumentierter Information mit roXtra
Seit Einführung der ISO 9001 in unserem Haus, entstanden im Rahmen der dokumentierten Information eine Vielzahl an QM-Dokumenten. Mit der Implementierung von roXtra wurde sichergestellt, dass von den Mitarbeitern nur geprüfte, freigegebene und somit gültige Unterlagen verwendet werden und diese auch tatsächlich an den Stellen der Ausführung vorliegen.
Die festgelegten Workflowschritte im roXtra stellen eine systematische und geordnete Vorgehensweise bei der Erstellung, Änderung, Prüfung, Freigabe sowie der Verteilung und Verwaltung der Dokumente und Formulare sicher. Nachweisdokumente und Aufzeichnungen können durch roXtra optimal erfasst, ordnungsgemäß geführt und sachgerecht aufbewahrt werden. So können wir die Übereinstimmung mit festgelegten Anforderungen und die Ausführung bestimmter Tätigkeiten nachweisen.
Interne wie auch externe Informationen stehen zentral und gebündelt zur Verfügung
Neben den eigenen Aufzeichnungen können wir in roXtra auch externe Dokumente miteinbinden. Weblinks können wir direkt im System hinterlegen und anzeigen lassen oder auch bestehende externe Dokumente verknüpfen. Dadurch wird dem Mitarbeiter in roXtra die Möglichkeit geboten, alle bestehenden Informationen bestmöglich nutzen zu können. Zur Gewährleistung der Aktualität von Dokumenten wird diese in angemessenen, vorab definierten, Abständen überprüft.
Um die Wiederauffindbarkeit der Aufzeichnungen oder Formulare sicherzustellen, greifen wir mit roXtra auf etablierte Verfahrensweisen zurück. So wird bei jedem Formular mindestens der Ablageort und die Aufbewahrungszeit festgelegt. Die Archivierung der Dokumente erfolgt nach festgelegten Schritten.
Eine stetige Qualitätsverbesserung ist auch in Zukunft unser Anspruch
Ebenso stolz wie auf unsere Zertifizierung nach DIN ISO 9001 in allen Abteilungen unseres Krankenhauses sind wir auf die im Jahre 1999 erteilte Auszeichnung der Weltgesundheitsorganisation (WHO) mit der Aufnahme ins Netz Gesundheitsfördernder Krankenhäuser. Im Jahr 2008 ist es uns erfolgreich gelungen, die Anerkennung der Mitgliedschaft im Deutschen Netz Gesundheitsfördernder Krankenhäuser bis heute zu verlängern. Diese Mitgliedschaft und die Zertifizierung nach ISO 9001 sind für uns auch in Zukunft Auftrag und Verpflichtung zugleich.
