Internes Audit – 5 Tipps für mehr Nutzen als nur die Normerfüllung

Ohne jetzt zu ausschweifend zu werden, muss und möchte ich am Anfang kurz darauf eingehen, was ein internes Audit eigentlich ist: Bei einem internen Audit handelt es sich um die interne Überprüfung, ob extern festgelegte Anforderungen (zum Beispiel durch die ISO 9001) und interne Anforderungen eingehalten werden. Und auch wenn man die Auditarten zum Beispiel noch in Produkt-, Prozess- oder Systemaudits unterscheiden kann, so möchte ich mich der Einfachheit halber in diesem Beitrag auf ein Systemaudit beschränken – also der internen Auditierung eines Qualitätsmanagementsystems nach ISO 9001.

Was fordert die ISO 9001 zum Thema internes Audit?

Die ISO 9001:2015 formuliert ihre Forderungen zu internen Audits im Kapitel 9.2 Internes Audit. Darin wird als Hauptforderung ganz explizit erwartet:

Interne Audits müssen in geplanten Abständen durchgeführt werden, um zu überprüfen, ob das Unternehmen die selbstgesteckten Anforderungen und die Anforderungen der ISO 9001 erfüllt.

Ebenso werden weitere kleinere Forderungen formuliert. So muss es zum Beispiel ein Auditprogramm geben, Auditoren so ausgewählt werden, dass diese unparteilich und objektiv sind, die Ergebnisse von Audits an die oberste Leitung berichtet und Findings aus dem Audit ohne ungerechtfertigte Verzögerung bearbeitet werden.

Weiterhin fordert die ISO 9001, dass dokumentierte Informationen über das interne Audit aufbewahrt werden müssen. Das heißt: In einem externen Audit wird sich dann der Auditor nicht nur auf warme Worte verlassen, sondern er möchte einen schriftlichen Nachweis, dass interne Audits auch wirklich stattgefunden haben. Somit ist ein Auditprotokoll bzw. -bericht dann obligatorisch und dient als Nachweis der Durchführung.

Wer also eine ISO 9001-Zertifizierung anstrebt oder diese aufrechterhalten möchte, der muss ein internes Audit durchführen, um keine Abweichung im nächsten externen Audit zu riskieren.

Die pure Normerfüllung?

Zuerst einmal muss man sich mit der Frage auseinandersetzen, in welcher Häufigkeit und in welcher Breite man interne Audits durchführen möchte und ob dies auch sinnvoll ist. Gerade bei kleineren Unternehmen hat es sich durchgesetzt, dass einmal pro Jahr ein komplettes internes Systemaudit durchgeführt wird. Aufgrund der geringen Unternehmensgröße und damit verbunden auch einem relativ überschaubaren Qualitätsmanagementsystem ist dies zeitlich in der Regel sehr gut machbar. Bei größeren Unternehmen sieht das schon ganz anders aus. Hier gibt es eher den Trend, ein Auditprogramm zu erstellen, das enthält wann welche Normforderungen und welche Prozesse oder Abteilungen auditiert werden. In der Regel bezieht sich das Auditprogramm dann auf einen dreijährigen Zyklus, innerhalb dessen jeder Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems bzw. der Norm mindestens einmal auditiert wird. Allerdings kann man auch hier flexibel agieren und zum Beispiel kritische Bereiche oder Bereiche mit Auffälligkeiten häufiger als einmal in drei Jahren auditieren.

Und nachdem man diese Frage dann sinnvoll beantwortet hat, sollte man sich überlegen in welcher Tiefe bzw. Ausführlichkeit das interne Audit bzw. die Audits durchgeführt werden sollten. Und lassen Sie es mich mal ganz salopp formieren:

Natürlich können Sie ein internes Audit sehr oberflächlich und schnell durchführen. Allerdings wird dann Ihr einziger Nutzen daraus sein, dass Sie einen Auditbericht haben und damit sicherstellen, dass das Stück Papier (das ISO 9001-Zertifikat) an der Wand ist. Einen Mehrwert für das Unternehmen ziehen Sie daraus nicht wirklich.

Was fordert der gesunde Menschenverstand?

Wenn Sie schon den Aufwand haben, Ihr Qualitätsmanagementsystem intern zu auditieren, dann können Sie dies auch gleich richtig machen und nicht nur prüfen, ob Sie auch wirklich die Normforderungen erfüllen, sondern auch gleich ganz aktiv auf die Suche nach Verbesserungspotentialen im Unternehmen gehen. Da Sie sich sowieso jeden Prozess anschauen, können Sie nicht nur darüber hinwegfliegen und sich auf die Schnelle die Dokumente zusammensuchen, die nachweisen, dass dieser Prozess auch so wie beschrieben umgesetzt wird. Dann können Sie gleich auch die Prozesse bzw. die darin enthalten Tätigkeiten kritisch hinterfragen und beleuchten. Hinterfragen Sie, warum Angebote ausgedruckt, unterschrieben und dann wieder eingescannt werden. Hinterfragen Sie, warum Prüfungen von Produkten nach Vier-Augen-Prinzip durchgeführt werden müssen. Sollte dies nicht der Fall sein und die Reklamationsraten hoch, so hinterfragen Sie, ob es nicht besser wäre, diese nach dem Vier-Augen-Prinzip durchzuführen.

Wichtig bei einem internen Audit ist immer auch eine gesunde, kritisch hinterfragende Einstellung. Ich habe zu viele interne Audits gesehen, nach denen man sich darüber gefreut hat, dass man dieses ohne Abweichung und ohne Empfehlung abschließen konnte. Okay, das mit den Abweichungen kann ich verstehen. Aber für mich ist ein internes Audit ohne Empfehlungen oder Verbesserungen ein sinnloses Audit, denn es bietet keinen Mehrwert für das Unternehmen. Denn wenn Sie im internen Audit auf mögliche Verbesserungen stoßen, dann können diese Punkte im Unternehmen weiterverfolgt und ggf. umgesetzt werden.

Praxistipps für das interne Audit

Um das interne Audit noch optimaler zu gestalten, möchte ich Ihnen folgende Praxistipps geben:

• Ein Audit ist und bleibt eine Prüfungssituation, mit der die auditierten Mitarbeiter mehr oder weniger gut umgehen können. Bitte kommunizieren Sie ganz deutlich, dass in einem internen Audit nicht die Mitarbeiter geprüft bzw. auditiert werden, sondern die Prozesse des Unternehmens. Vermeiden Sie daher bitte auch unbedingt negative Auswirkungen o.ä. für die betroffenen Mitarbeiter nach dem Audit.

• Auch interne Audits sollten mit genügend Zeitabstand angekündigt werden, sodass sich die Mitarbeiter gedanklich darauf vorbereiten können und ihre Arbeit auch so organisieren, dass sie während des Audits einen freien Kopf haben. Ein „Überfallaudit“ auf einen Mitarbeiter, der daraufhin vielleicht eine wichtige Tätigkeit unterbrechen muss, diese aber noch immer im Hinterkopf hat, führt zu einer Stresssituation, ohne dass das Audit überhaupt begonnen hat.

• Führen Sie (wenn irgendwie möglich) das Audit am Arbeitsplatz des Mitarbeiters durch. Es ist teilweise in Mode gekommen, dass das Audit im Besprechungsraum durchgeführt wird und der auditierte Mitarbeiter  elektronisch Zugang zu fast allen Dokumenten hat. Allerdings ist er dann nicht in seinem gewohnten Arbeitsumfeld und wenn er dann doch mal ein physisches Stück Papier vorzeigen muss oder möchte, darauf aber keinen Zugriff hat, entspannt die Auditatmosphäre auch nicht unbedingt.

• Wenn Sie in einem Audit Verbesserungspotentiale gesammelt haben, dann sorgen Sie selbstverständlich dafür, dass diese auch umgesetzt werden. Erstens nutzen diese Verbesserungen dem Unternehmen bzw. dessen Abläufen. Und zweitens ist das eine gute Chance, den Mitarbeitern zu zeigen, dass ein internes Audit keine Pflichtübung ist, sondern wirklich einen Vorteil bietet.

• Und womit ich persönlich sehr gute Erfahrungen gemacht habe: Stellen Sie den Mitarbeitern mal so ganz offene Fragen wie zum Beispiel „Was könnte man besser machen?“ oder „Wo gibt es Probleme?“. Sie werden erstaunt sein, was für Antworten Sie unter Umständen erhalten. Da sind nicht selten Themen dabei, nach denen Sie im Audit nicht explizit gefragt hätten.

Ich hoffe, dieser Beitrag konnte Ihnen den ein oder anderen Anstoß geben, den Sie vielleicht in Ihrem nächsten Audit umsetzen können. In diesem Sinne wünsche ich Ihnen angenehme, interessante und konstruktive interne Audits mit ganz viel aufgefundenen Verbesserungspotentialen.

Weitere Informationen zu Ihrer ISO 9001-Zertifizierung finden Sie unter:

https://www.loesungsfabrik.de/iso-9001-zertifizierung